OTTIMIZZARE I TEMPI DI LAVORO. Come realizzare una presentazione velocemente

ottimizzare i tempi di lavoro (1)

 

Hai presente quando ti chiedono: “Sai, ci sarebbe un evento/ riunione/ convegno, mi prepareresti qualcosa da presentare a video sul progetto che abbiamo sviluppato? ”

Succede… non solo a lavoro, e accade sempre più spesso dover preparare una presentazione da proiettare in una sala a più persone.

Il 99% delle volte la tua reazione è: “Sì certo, ho il materiale a disposizione, anche troppo…tutto sta nel metterlo insieme. Per quando deve essere pronta?”

Nel 99,9% delle volte una presentazione doveva già esserci, dunque occorre realizzarla nel più breve tempo possibile.

Fare i lavori in fretta non è proficuo, ma diciamoci la verità, per realizzare una presentazione non occorre molto tempo…serve programmazione!

Prima di iniziare è FONDAMENTALE pianificare. In base al tempo di durata della presentazione, andrai ad elaborare lo storyboard: una bozza delle slide, in cui visualizzi le “vignette” che comporranno la presentazione finale.

Se non pianificherai, ti ritroverai dopo diverse ore alla seconda slide scegliendo il colore di sfondo e sapendo che manca ancora tutto da spiegare. Ti ridurrai poi alla fine a fare un copia e incolla di contenuti preparati precedentemente per la stampa (quindi testi…non adatti!) che renderanno soporifera la presentazione.

Che fare dunque per realizzare una presentazione efficace in poco tempo?

  1. Prima di tutto non riempire una slide di informazioni.

Usa un solo concetto per slide e scrivi per parole chiave.

Ricorda che una presentazione non serve ad aiutare chi presenterà a voce, ma deve essere d’impatto per l’ascoltatore.

Quindi “Less is More”: ridurre al minimo ed evitare contenuti superflui è il primo passo per evitare di perdere tempo.

 

  1. Dedica tempo allo storyboard.

Come anticipato prima, è un errore pensare che realizzare lo storyboard sia una perdita di tempo.

Decidere la struttura della presentazione aiuta ad essere più efficaci. Si riesce così ad impostare il fulcro della comunicazione senza rischiare di dover tornare indietro ad inserire informazioni dimenticate.

 

  1. Ricorri a Tool online per creare presentazioni

Nel web ci sono molti tool gratuiti per realizzare presentazioni  a video.

Il vantaggio sta nel  fatto che i layout sono preimpostati, e l’abbinamento colori/font il più delle volte è predefinito, in una serie proposta dal programma. Ciò permette di evitare perdite di tempo nella scelta del tipo di carattere o dei colori testo/sfondo.

Te ne consiglio alcuni, sono gratuiti e da provare!

https://slides.com/

https://www.haikudeck.com/

https://www.canva.com/

https://prezi.com/

E buona presentazione!

5 CONSIGLI PER REALIZZARE PRESENTAZIONI EFFICACI (come iniziare)

Sono mesi che ci lavori su e finalmente hai elaborato il tuo progetto: una nuova idea di business, una proposta innovativa da fare a un’azienda o a un investitore (perché, come ripetiamo ai nostri corsi, le buone occasioni bisogna cercarsele!)

E adesso come lo presenti?

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Ecco allora 5 consigli per partire col piede giusto!

  1. Per prima cosa PIANIFICA.

Individua il tuo pubblico (target), il tuo palcoscenico (contesto) e il tempo a disposizione. Ciascuno richiede uno stile comunicativo e uno strumento ad hoc.

Preferisci uno stile più formale o meno?

Pensi di diffondere la tua presentazione nel web o di presentarla su un monitor in prima persona?

Ad ognuna di queste scelte seguirà l’individuazione di uno stile comunicativo personalizzato.

  1. Quali STRUMENTI utilizzare?

Il web è pieno di risorse e tool gratuiti: per realizzare presentazioni semplici, presentazioni video animate, infografiche interattive…La migliore dipende dalle scelte individuate nel punto precedente.

Molto versatile è Prezi che permette di realizzare presentazioni dinamiche, supportate da una vasta gamma di template dalla grafica accattivante.

Il rischio è quello di farsi prendere troppo dall’entusiasmo ed esagerare.

Consiglio sempre di andare cauti nella scelta del modello, specie se non si conosce bene il proprio pubblico ed optare tra quelli più “basic”.

Successivamente, quando avrai preso dimestichezza, lascia perdere i template e personalizza completamente la tua presentazione.

  1. Gestisci la DURATA

Lo so, ci hai lavorato mesi, hai speso centinaia di ore nell’elaborazione di indagini di  mercato, e tu sei entusiasta del progetto. Ma non cadere nell’errore di voler raccontare tutto!

Ricorda che la SINTESI vince sempre.

Se riesci ad essere incisivo stai sicuro che avrai modo successivamente di lasciare tutti i dettagli.

Nel caso di un video ti consiglio di rifarti a quello che gli americani chiamano “elevator pitch”: il discorso che faresti se incontrassi il tuo investitore in ascensore e avessi a disposizione solo il tempo di una sosta.

Questa scelta ad esempio è stata adottata per la candidatura di giovani consulenti a disposizione per l’internazionalizzazione, nel progetto “I giardini dei talenti”.

  1. Scegli IMMAGINI DI VALORE

Individua immagini che abbiano una buona qualità grafica (pollice verso per le foto “sgranate”) e soprattutto, se decidi di ingrandirle o rimpicciolirle, fallo mantenendone le proporzioni!

Non c’è niente di più fastidioso che vedere foto con i soggetti raffigurati sproporzionati o, peggio ancora,  noti loghi aziendali allungati, ristretti, modificati con l’aggiunta di qualche effetto tipo “vintage” o altro… (pollice verso all’infinito).

  1. Attenzione all’AUDIO

Hai scelto di inserire una colonna sonora di sottofondo o una traccia audio in alcuni punti?

Ti consiglio di prendere in considerazione brani poco conosciuti, di evitare l’ultimo tormentone dell’estate e di non considerare il tuo gruppo preferito.

Se scegli una canzone cerca di individuare una traccia di qualche decina di secondi che dia “carattere” in un punto preciso della tua presentazione (di solito all’inizio o in entrata nel clou del progetto). In ogni caso ti confido che trovo sia una delle parti più difficili nella realizzazione di una presentazione.

 

E con questa puoi cominciare, non ti resta che trovare la tua occasione! Buona presentazione!

 




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